Rédacteur web freelance : comment éviter les impayés ?

Vous êtes rédacteur web freelance. À vous la liberté et l’indépendance ! 

À vous aussi la gestion de votre trésorerie et des impayés…

Gérer un client qui ne vous paye pas peut vite devenir une situation stressante et chronophage.

La solution ? Découvrir tout de suite mes conseils pour réussir à éviter les impayés ! 

Être transparent sur ses tarifs de rédacteur web freelance

La toute première des choses à faire avec vos clients : être transparent sur vos prix.

Cela peut éviter les impayés puisque le client est, dès le début de votre relation, au courant des tarifs que vous pratiquez et du mode de facturation.

Fournissez-lui un devis détaillé de la prestation, qui explique de façon claire et précise tout le travail que vous allez accomplir et comment vous le facturez.

(PS : vous ne savez pas encore comment fixer vos tarifs ? Découvrez tous mes conseils dans cet article).

Cela peut éviter les surprises à la réception de la facture tout comme les malentendus “ah, mais je n’avais pas bien compris”…

Demander un acompte 

Pour éviter d’attendre trop longtemps avant une rentrée d’argent et éviter les impayés, vous pouvez demander un acompte à la commande.

Cet acompte peut représenter 10, 20, 30 et jusqu’à 50 % de la somme totale et est versé avant le début de la mission.

Les modalités complètes concernant le versement d’un acompte doivent être indiquées dans vos conditions générales de vente et communiquées au client avec votre devis.

Le paiement d’un acompte est courant pour la réalisation de prestations importantes.

Cependant, vous pouvez également prendre l’habitude de le demander à vos nouveaux clients, même pour de petites missions. Il permet d’évaluer le sérieux d’un client voire de dissuader les mauvais payeurs. 

Une autre méthode existe pour se faire payer avant même le démarrage de la mission freelance : le paiement anticipé.

Ici, le client règle l’intégralité de la prestation en amont de sa réalisation. Vous pourrez lui proposer, en contrepartie, une remise sur la facture, qui va souvent jusqu’à 10 %.

Faire signer un document pour se couvrir en cas d’impayés

Vous pensez pouvoir faire confiance sans problème à vos clients et ne pas avoir besoin de document signé ? Erreur de débutant ! 

Pensez toujours à vous couvrir, grâce à un accord écrit de la part du client, comme un devis avec la mention “bon pour accord” par exemple.

Ce document vous servira de preuve en cas d’impayés et de procédure juridique. Il peut aussi permettre de dissuader certains clients, qui savent que vous disposez d’une preuve contre eux en cas de mauvaise foi et d’absence de paiement.

Les pénalités en cas de retard de paiement et vos conditions générales de vente doivent être indiquées sur le devis ou le contrat, ou y être jointes.

Proposer une facturation échelonnée pour éviter les impayés

Autre conseil pour les missions longues et importantes : plutôt que de demander un acompte à la commande et de toucher le reste à la fin de la mission, proposez à votre client une facturation échelonnée.

Ainsi, une mission sur 6 mois peut être facturée mensuellement, au début du mois. 

Cette méthode de facturation présente plusieurs avantages pour un rédacteur web freelance : 

• vous assurez une rentrée d’argent régulière pour votre entreprise
• en cas d’impayés, vous ne travaillez pas pour rien : si la mensualité n’est pas réglée, vous n’exécutez pas la mission.

Il est souvent plus aisé pour un client de payer en plusieurs fois, n’hésitez pas à lui proposer cette solution ! 

Établir une procédure de facturation et de relance efficace

Vous voulez éviter les impayés et avoir une trésorerie qui roule ? Soyez exemplaire dans vos démarches, de la prospection à la facturation ! 

La facturation

Pour rappel, voici les mentions obligatoires et légales à faire figurer sur vos devis et factures : 

• Date et numéro de facture
• Date de la prestation
• Identités de l’acheteur et du vendeur
• Numéro de bon de commande (si existant)
• Date et délai de paiement
• Mentions de prix
• Taux des pénalités de retard et mention de l’indemnité forfaitaire (qui est de 40€ par facture concernée par un retard de paiement)

Je vous recommande également d’utiliser un outil de facturation. En plus de vous faire gagner un temps pour l’établissement de vos devis et factures, il vous permet de vous y retrouver plus facilement dans vos factures en attente. 

Certains logiciels vous permettent même de relancer les clients automatiquement !

Un outil de facturation particulièrement réputé et conseillé chez les freelances : Freebe.

À noter : les micro-entrepreneurs qui ne facturent pas de TVA n’ont pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel de facturation certifié. De plus, la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” doit figurer sur leurs factures, tout comme un montant HT égal au montant TTC.

Si vous avez choisi la facturation en mensualités, convenez d’une date fixe de paiement avec le client. Vous pourrez alors émettre une facture par mensualité.

S’il s’agit d’une mission ponctuelle, communiquez-lui votre facture le plus tôt possible.

La relance en cas d’impayé

Le délai de paiement est généralement de 30 jours. Il est inscrit dans votre devis, dans votre facture et vos conditions générales de vente.

Si le paiement de votre prestation est toujours en attente après ces 30 jours, vous allez devoir procéder à des relances.

Pour la première relance, commencez par un mail cordial, pour lui rappeler que votre facture n’est toujours pas réglée. S’il s’agit simplement d’un oubli de la part du client, le problème sera rapidement réglé.

Si, une semaine après, vous n’avez pas reçu de réponse ou de paiement suite à ce premier mail, vous avez 2 possibilités : 

• la méthode la moins formelle consiste à envoyer une deuxième relance par mail, en étant un peu plus insistant et moins cordial. Vous pourrez alors appuyer le fait que des pénalités de retard vont s’appliquer.
• vous pouvez également relancer votre client en lui adressant une lettre de relance et votre facture impayée en courrier recommandé avec accusé de réception. La signature sur l’accusé servira alors de preuve.

Si ces relances restent sans réponse, l’étape suivante est la mise en demeure. Ce courrier est aussi à envoyer en lettre avec accusé de réception. C’est la dernière relance avec l’injonction de payer. 

À noter : la mise en demeure n’est pas obligatoire, mais elle représente la dernière étape amiable avant d’entamer des procédures.
Un exemple de lettre de mise en demeure (source : legalstart.fr)

Madame, Monsieur,
Mes nombreuses relances du (XX/XX) sont restées sans réponse concernant votre obligation (préciser la nature de l’obligation, par exemple une facture impayée) dont vous avez l’obligation de vous acquitter. Ainsi, je constate qu’en date du XX, vous êtes toujours redevable de la somme de X euros.
Dans ces conditions, je vous signifie par la présente une mise en demeure de me régler la somme de XX euros dans un délai de XX jours à compter de la date de réception de ce courrier. 
En outre, je vous informe que la présente mise en demeure fait courir des intérêts au taux légal conformément aux dispositions de l’article 1344-1 du Code civil.
À défaut de règlement dans un délai de XX jours, je porterai cette affaire devant les tribunaux compétents afin de faire valoir mes droits. 
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer (Madame, Monsieur), mes salutations distinguées.

Si votre situation d’impayé n’est toujours pas résolue à ce stade, vous devez entamer une procédure de recouvrement, en faisant une demande d’injonction de payer. 

L’injonction de payer permet de passer par un juge ou par un huissier pour faire valoir vos droits et ainsi être payé.

La requête se fait en ligne, sur le site Service Public. Vous devez joindre à votre demande un dossier contenant tous les éléments justificatifs (échanges avec le client, factures, mails de relance…).

“Tout travail mérite salaire” alors ne lâchez rien ! 

Et surtout, gardez bien la trace de tous vos échanges écrits avec le client, au cas où vous devriez constituer un dossier et entamer une procédure juridique.

Faire face à un impayé en tant que freelance peut être compliqué, tant au niveau de la gestion que de la trésorerie.

Avec ces conseils, ne courez plus après les paiements de vos clients et vivez votre quotidien de freelance en toute sérénité, en évitant les impayés ! 

Avez-vous déjà fait face à ce genre de situation ? Racontez-nous 🙂 

Un de vos collègues est actuellement en difficulté avec un client qui refuse de payer ? Partagez-lui cet article pour l’aider !