Notion, mon outil de productivité préféré !

Après avoir entendu de nombreux entrepreneurs chanter ses louanges, j’ai commencé à m’intéresser à Notion en début d’année 2021.

Je suis ensuite passée à 100% sur cet outil d’organisation en avril et je dois dire que cela a révolutionné ma manière de planifier mon quotidien, qu’il s’agisse de ma vie professionnelle ou personnelle.

Je ne le maîtrise pas encore totalement, mais j’ai réussi à me créer un espace de travail qui me correspond et, surtout, qui correspond à mes besoins en termes de fonctionnement et d’organisation.

Si vous ne connaissez pas encore Notion, lisez bien ce qui suit pour découvrir toute sa puissance ! 

Notion, qu’est-ce que c’est ?

Notion est un outil de prise de notes, créé en 2013 par une entreprise américaine. 

Mais ce ne serait pas très juste de réduire cette application à un simple outil de prise de notes. Car Notion est tellement plus ! 

Même s’il gère parfaitement la prise de notes, il est aussi idéal pour la gestion de projet, grâce aux bases de données qu’on peut créer et relier entre elles dans l’interface.

Notion est plutôt minimaliste et a été conçu pour que chacun puisse créer son espace selon ses besoins, depuis une page vierge.

C’est ce qui le rend si puissant, polyvalent et complet, à tel point que j’ai pu remplacer tous les outils que j’utilisais auparavant (Trello, Google Keep, Evernote, Google Sheet…) par celui-ci.

Pourquoi Notion est un outil de productivité ultra puissant

Un outil d’organisation flexible et adaptable à l’infini

La première force de Notion, pour moi, est qu’il s’adapte au cerveau de chacun. Il offre ainsi des possibilités de construction infinies ! 

Pas de cadre, pas de page pré-définie comme dans Trello qui impose un tableau Kanban, par exemple. Vous partez d’une feuille blanche.

Dans Notion, tout est possible, tout est réalisable ! 

Et c’est d’ailleurs ce qui peut être surprenant, voire même déroutant, quand on débute : on part de zéro.

Vous pouvez modeler votre système d’organisation et de planification comme bon vous semble, en utilisant les multiples blocs qui sont mis à disposition dans l’outil.

C’est pour cette raison que Notion me permet de remplacer la majorité des outils d’organisation que je cumulais. J’avais l’habitude d’utiliser :

• Evernote pour ma prise de notes
• Google Keep pour mes listes de courses 
• Google Sheet pour le suivi de mes KPI
• Trello pour l’organisation de mes tâches professionnelles au quotidien
• l’application Rappels de l’iPhone pour mes tâches personnelles
• sans compter les post-it et carnets qui pouvaient traîner sur mon bureau…

Et ça commençait à devenir compliqué, en plus d’être une perte de temps, de jongler avec tous ces logiciels (ou papiers pour le non-digitalisé).

Aujourd’hui, Notion répond à tous mes besoins, alors même que je n’ai pas terminé de l’apprivoiser.

Les différents blocs

Utiliser cet outil de productivité, c’est un peu comme jouer au Lego : vous empilez les différentes pièces pour arriver à une construction finale.

Dans Notion, de nombreux blocs vous permettent de construire votre espace : 

• to-do list, qui insère une checkbox
• bulleted list : liste à puces
• numbered list : liste numérotée
• toggle list : liste déroulante
• citation
• titre de niveau 1, 2 ou 3
• média (image, vidéo, audio…)
• base de données
• et bien d’autres encore !

Amusez-vous à tout tester, pour créer l’espace dont vous avez besoin au quotidien et qui vous garantit efficacité et productivité.

Les bases de données relationnelles

C’est le grand atout de Notion : les bases de données, ou databases. 

Pas de panique si le terme vous effraie, vous allez voir que c’est assez simple.

En réalité, les databases Notion sont des listes qui permettent d’enregistrer des données, listes auxquelles vous pouvez ajouter des propriétés et des filtres.

Et ces listes peuvent être mises en place pour tout et n’importe quoi : 

• tâches à effectuer
• CRM clients
• courses alimentaires
• comptabilité
• …

Pour vous donner un exemple, ma To-do List est une base de données, à laquelle j’ai ajouté plusieurs propriétés : 

• le nom de la tâche
• un bloc checkbox, pour pouvoir cocher la tâche une fois qu’elle est réalisée
• sa catégorie (pro ou perso)
• son domaine (santé, marketing, comptabilité…)
• sa durée (2 minutes, 5 minutes, 15 minutes, etc.)
• un lien vers le projet auquel cette tâche est affiliée
• sa deadline

Cela me permet de rassembler plusieurs informations au même endroit, pour une visibilité et une clarté optimales et de relier plusieurs databases entre elles (ici, ma base Projets et ma base To-do).

Autre fonctionnalité intéressante des bases de données : il est possible d’y configurer des formules. Différentes des formules Excel ou Google Sheet, elles sont néanmoins indispensables pour exploiter tout le potentiel de Notion.

Les différentes vues des bases de données

En plus de l’ajout de différents filtres et propriétés, Notion permet également de configurer plusieurs vues pour les bases de données.

Ces vues changent l’affichage de vos bases de données, pour les adapter selon vos besoins. Sont à disposition, entre autres, des vues :

• table, pour une présentation similaire à Google Sheet
• board, pour un affichage à la Trello
• calendar, idéal pour votre calendrier éditorial

La possibilité de customiser les pages

Si l’esthétisme est important pour que vous vous sentiez bien pendant votre travail, Notion ne va pas vous décevoir non plus.

Vous avez la possibilité de customiser vos pages, pour les rendre plus colorées ou plus esthétiques, par exemple. A votre image, tout simplement.

Ainsi, vous pouvez : 

• changer la couleur du texte et des titres
• changer la couleur de fond du texte et des titres
• ajouter des icônes et images de couvertures à vos pages
• insérer des émoticônes 

Bref, là encore, tout est personnalisable selon ce dont vous avez besoin et / ou envie !

La collaboration

Comme la plupart des outils d’organisation et de productivité, Notion est une interface collaborative.

Il vous permet de travailler à plusieurs facilement, grâce à plusieurs solutions.

Vous pouvez partager un espace de travail entier, particulièrement utile si vous travaillez en équipe. Dans ce cas, il est nécessaire de souscrire un abonnement à 8$ par membre et par mois.

Vous avez aussi la possibilité d’inviter une personne à consulter une de vos pages. Il peut s’agir, par exemple, d’un projet client finalisé que vous souhaitez lui présenter.

Enfin, vous pouvez aussi partager seulement un contenu, c’est-à-dire une page privée de votre espace de travail, sans partager l’intégralité de cet espace, ce qui est possible avec la version gratuite.

Notion est donc tout à fait équipé pour le travail collaboratif, si vous en avez besoin.

L’API Notion

Une fonctionnalité encore récente puisqu’elle est arrivée en mai 2021. 

L’API Notion permet de connecter Notion à d’autres outils dont vous vous servez au quotidien : Google Calendar, Zapier, Slack, Stripe, Paypal… Et d’ainsi automatiser certains procédés, pour encore plus de gain de temps dans la gestion de vos tâches ! 

Je n’ai encore testé aucune des intégrations possibles avec l’API, mais c’est un de mes prochains objectifs, notamment pour automatiser certaines tâches récurrentes de mon agenda.

Mes 4 pages préférées de mon espace Notion

Maintenant que vous savez pourquoi j’aime tant Notion, je souhaite vous partager quelques-unes des pages favorites de mon espace de travail, dont je me sers tous les jours ou presque.

Ma To-Do

J’ouvre cette page quotidiennement.

C’est un peu une Master To-do list puisque l’intégralité de mes tâches à effectuer y est consignée, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.

Comme expliqué un peu plus haut, j’y ai ajouté plusieurs propriétés, notamment un lien vers ma base de données Projets, pour garder un œil sur l’évolution de mes réalisations.

Et comme j’aime le faire, je découpe tous mes gros projets en une multitude de petites tâches, qui figurent dans ma To-do, ce qui me permet de rester zen et productive quand je m’attaque à une nouvelle réalisation.

Mon calendrier éditorial

Je me demande bien comment j’ai fait pour gérer ma création de contenu avant d’utiliser cette gigantesque base de données Contenus qui me sert de calendrier éditorial ! 

Tout y est rassemblé au même endroit : 

• idées de contenus
• contenus en cours de production
• contenus programmés ou publiés
• contenus à recycler

J’ai ainsi une visibilité absolue sur tous mes contenus, peu importe leur état d’avancement. 

J’attribue à chaque contenu une propriété qui indique le réseau de diffusion ainsi que sa catégorie (rédaction web, SEO, productivité…).

Bref, une page qui me sert tous les jours aussi.

Mes projets

Cette base de données Notion est un peu ma ligne directrice pour l’année concernant mes projets, qu’ils soient personnels ou professionnels.

J’ai configuré une vue galerie, ce qui me permet d’afficher et de voir rapidement :

• l’image de couverture, pour un côté esthétique qui me motive
• la catégorie du projet (pro ou perso)
• ses dates de début et de fin 
• la progression, grâce à une formule qui calcule mon état d’avancement dès que je coche une case relative à ce projet dans ma To-do list

Une page que je consulte très régulièrement pour conserver ma vision sur mes projets et objectifs de l’année.

Ma base de connaissances

Lorsque je consulte une ressource qui m’intéresse, j’aime bien prendre des notes pour pouvoir y revenir plus tard et surtout ne pas oublier ce que j’apprends.

C’est pourquoi j’ai mis en place cette database de connaissances, qui rassemble toutes les notes que j’ai pu rassembler et me permet d’avoir une trace de tous ces contenus que j’ai consultés.

Chaque page que contient cette base de données affiche : 

• le format de la ressource (podcast, formation, livre, masterclass…)
• le statut (terminé ou à finir)
• l’auteur de la ressource, via une relation vers ma base de données People

Là encore, Notion me permet de tout stocker en un seul et même endroit, ce qui me fait gagner énormément de temps lorsque je recherche une information bien précise.

Vous connaissez maintenant mon avis sur Notion et comment je l’utilise dans mon quotidien d’entrepreneure.

Êtes-vous convaincus par ces capacités d’organisation, de productivité et d’automatisation ?

Utilisez-vous déjà cet outil ? Dites-moi tout en commentaire 🙂 

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