Comment automatiser son business et gagner du temps ?

comment automatiser son business et gagner du temps

En tant qu’entrepreneurs, nous avons une tonne de choses à penser et à faire tous les jours.

Car contrairement à une idée assez répandue, être à la tête d’un business en ligne n’est pas toujours de tout repos ! 

La solution pour ne pas finir esclave de son activité ? Automatiser son business, du moins certaines actions, pour gagner du temps, des clients et de l’argent 🙂 

Paiement et prise de rendez-vous automatiques, programmation, automatisation de tâches… Je vous donne toutes mes astuces dans cet article pour travailler sereinement et efficacement !

Automatiser son business, qu’est-ce que ça veut dire ?

Le principe de l’automatisation est simple : il s’agit de confier certaines tâches à des outils, plutôt que de les accomplir vous-mêmes.

Ça peut être des tâches chronophages, répétitives, rébarbatives… Ou tout ça à la fois !

En automatisant votre business, vous vous consacrez à ce qui est essentiel pour vous et ce pour quoi vous êtes le meilleur. Ce qui permet à votre entreprise de se développer et d’être rentable, tout simplement 🙂 

Les avantages d’automatiser son business 

Il y a de nombreux avantages à mettre quelques automatisations en place dans votre business. Y compris dès le début de votre activité.

Gain de temps

Le plus évident est bien sûr le gain de temps : en confiant certaines tâches à des outils, vous n’avez plus à les réaliser. Vous faites des économies de temps, notamment s’il s’agit de tâches chronophages !

Réduction de charge mentale et d’erreurs

Automatiser votre business vous aide aussi à diminuer votre charge mentale. Une fois que vous avez configuré les outils d’automatisation, vous n’avez plus à vous en préoccuper 😀 

Bye bye les frayeurs en pleine nuit du genre “est-ce que j’ai bien envoyé la facture au client X ?”, ou encore “je crois que j’ai oublié de programmer mon post de demain sur Instagram…” !

Vous gagnez en sérénité et en professionnalisme, car les choses sont faites dans le calme, en temps et en heure, avec un risque d’erreurs et d’oublis moindre.

Gain d’argent

Dernier avantage : vous gagnez de l’argent ! Oui, même si certains outils d’automatisation sont payants. Ça vous étonne ? 

Et si je vous dis que le temps, c’est de l’argent ? En automatisant certaines tâches de comptabilité, par exemple, vous vous consacrez aux missions clients, ce qui rapporte vraiment de l’argent !

Les 3 étapes de l’automatisation de son entreprise

Comment savoir quelles tâches automatiser dans votre activité ?

Voici ma méthode en 3 étapes.

Étape 1 : faire la liste de ses tâches

La première étape consiste à lister toutes les tâches que vous effectuez au sein de votre entreprise.

J’ai bien dit TOUTES les tâches ! 

Peu importe qu’elles vous paraissent anodines, notez-les sur votre liste.

Pour vous aider à ne rien oublier, vous pouvez consulter votre agenda et passer en revue votre planning hebdomadaire.

Étape 2 : trier sa liste de tâches

Votre liste est terminée ? 

Parfait ! 

Je suis sûre qu’elle vous parait bien longue 😉

Eh oui, c’est dingue tout ce qu’on peut accomplir en tant qu’entrepreneur, n’est-ce pas ?

Vous pouvez maintenant catégoriser vos tâches ainsi :

  • tâches quotidiennes (mails clients, devis…)
  • tâches hebdomadaires (comptabilité, création de contenus, veille…)
  • tâches mensuelles (analyse de vos résultats, planification de vos contenus…)

Normalement, cette étape vous permet d’avoir une vision plus globale de toutes les actions que vous effectuez au quotidien.

Vous pouvez alors identifier plus facilement :

  • les tâches chronophages
  • les tâches récurrentes
  • les tâches qui sont votre point faible et qui prennent donc un temps à réaliser…

C’est fait ? Alors on passe à l’étape suivante !

Étape 3 : déterminer les tâches à automatiser

Le saviez-vous : une tâche que vous réalisez au moins 2 fois est une tâche qui peut potentiellement être automatisée.

Il est temps de décider lesquelles vont être confiées à des outils et automatisées.

Pour ça, demandez-vous pour chaque tâche : suis-je un élément indispensable pour la réalisation de cette action ?

Si la réponse est non, demandez-vous maintenant : l’automatisation de cette tâche va-t-elle impacter mes résultats ?

Non ? Alors tous les feux sont au vert, vous pouvez automatiser cette action 🙂

Comment automatiser son business concrètement ?

Convaincus que l’automatisation de certaines tâches pourrait vous faire gagner en temps et en sérénité ?

Alors voyons quelques actions concrètes pour mettre en place tout ça simplement ! 

La publication automatique sur les réseaux sociaux

Vous avez opté pour une stratégie de contenu sur les réseaux sociaux ?  C’est une excellente solution pour attirer votre clientèle idéale naturellement !

L’inconvénient, surtout si vous êtes actifs sur plusieurs réseaux, c’est que ça peut vite prendre beaucoup de temps

Heureusement, il existe de nombreux outils pour vous aider !

Mon premier conseil est d’utiliser le batch working pour créer tous vos contenus en une seule fois : vous évitez ainsi de vous éparpiller et vous vous libérez d’une charge mentale conséquente. D’ailleurs, cette méthode fonctionne également pour vos articles de blog 😉

J’utilise Canva Pro pour créer tous mes visuels de publications sur les réseaux sociaux : c’est facile, ludique et il y a de nombreux templates disponibles pour les jours sans inspiration !

Pour la rédaction de la description : tout se passe dans mon calendrier éditorial, directement sur mon espace Notion. Le fait de tout regrouper au même endroit me permet d’avoir un aperçu très clair de mes contenus à la semaine et au mois.

Avis aux curieux : vous pouvez découvrir ici mon espace Notion un peu plus en détail 😉

On passe ensuite à l’étape de programmation. J’utilise la version gratuite d’Agorapulse qui me permet de publier à la fois sur Facebook, Instagram et Linkedin, mais il en existe bien d’autres :

  • Planoly
  • Hootsuite
  • Later
  • IFTTT
  • Swello
  • etc.

Pour les carrousels sur Instagram, j’utilise Facebook Creator Studio.

facebook creator studio permet de programmer ses posts reseaux sociaux et d'automatiser son business
Interface de programmation sur Facebook Creator Studio

Sur mon site web, le plugin Jetpack me permet de partager automatiquement un article sur Facebook et Twitter lorsque j’en publie un.

Enfin, pour automatiser la gestion de mes épingles sur Pinterest, j’utilise le très chouette outil Tailwind : je programme mes épingles une fois par mois pendant 2-3 heures, puis je suis tranquille pendant un moment 🙂 

Automatiser son business avec des systèmes de paiement facilité

Vous vendez des formations en ligne ? Des prestations de services ? Du coaching ?

Au lieu d’envoyer manuellement votre RIB à chacun de vos clients, simplifiez-vous la vie avec des systèmes de paiement automatisés.

Les plus connus, que j’utilise personnellement, sont Stripe et Paypal.

Ces 2 solutions fonctionnent sur le même principe : moyennant une commission, elles vous permettent d’insérer un bouton de paiement sur vos pages de vente ou d’envoyer un lien de paiement à vos clients pour recevoir de l’argent facilement.

Bref, particulièrement efficace pour automatiser vos ventes et ne plus avoir à gérer les transactions une par une !

L’envoi d’emails en automatiques

Aaaah les emails…

Voilà un sujet qui touche tout le monde et qui peut prendre énormément de temps chaque jour, semaine, mois de l’année ! 

Et si on trouvait des solutions pour automatiser votre stratégie emailing ?

La mise en place d’un message d’accusé de réception automatique

Si simple à mettre en place et pourtant pas toujours installé…

Le message d’accusé de réception automatique permet de rassurer vos clients lorsqu’ils tentent de vous contacter. Il est également très utile pour leur donner une indication sur vos délais de réponse.

Attention : pensez à le changer si vous vous absentez, en cas de départ en vacances, par exemple.

Peu importe que vous utilisiez un logiciel type Gmail, Outlook ou une adresse mail reliée à votre nom de domaine, il vous est possible de configurer une réponse automatique facilement.

La création d’une séquence de bienvenue

La création et le développement de votre liste email doit être un de vos objectifs phares en business.

Pour la faire grossir efficacement, vous pouvez proposer un lead magnet, un petit cadeau à vos prospects et visiteurs en échange de leur adresse mail.

Une fois inscrits, ils reçoivent un email de bienvenue contenant le fameux cadeau et une petite série de mails dans lesquels vous vous présentez et expliquez comment vous allez les aider.

Mais pas question d’envoyer ces emails un par un, à la main ! 

Vous devez automatiser l’envoi de ces emails en utilisant un logiciel d’emailing performant, comme ActiveCampaign (mon favori), MailerLite, ConvertKit…

un logiciel comme activecampaign permet d'automatiser ses emails
Exemple d’automatisations sur ActiveCampaign

En configurant des automatisations, vos séquences email (bienvenue, vente, ré-engagement…) s’envoient toutes seules et vous n’avez plus à vous en occuper 🙂

Automatiser la gestion de ses clients

Vous souhaitez consacrer le plus de votre temps à vos clients ?

En utilisant des outils de gestion efficaces, vous pouvez automatiser votre business et rester focus sur l’essentiel !

La prise de rendez-vous

Vous n’en pouvez plus des échanges de mails interminables pour trouver un jour et une heure qui conviennent à tout le monde ?

J’ai la solution pour vous : un outil pour automatiser la prise de rendez-vous.

C’est très simple : 

  • vous configurez vos disponibilités à la semaine
  • vous créez un événement (par exemple, un appel découverte de 20 minutes)
  • vous communiquez le lien de cet événement à votre prospect ou directement sur votre site web
  • en cliquant sur le lien, votre prospect a accès à votre calendrier, choisit son créneau et peut confirmer son rendez-vous en quelques clics
utilisez calendly pour automatiser la prise de rendez vous de vos clients
Prise de rendez-vous automatique avec Calendly

De votre côté, vous n’avez qu’à attendre la confirmation du rendez-vous par mail !

Un outil de prise de rendez-vous automatique comme Calendly vous permet également de :

  • configurer des emails et SMS de rappel avant le rendez-vous
  • envoyer un email de remerciement / demande de témoignage après le rendez-vous

Bref, vous ne vous occupez plus de rien, à part d’échanger avec votre prospect le jour J 🙂 

Une facturation automatisée

Vous avez l’habitude de proposer des paiements échelonnés sur plusieurs mois ou en plusieurs mois ?

Le logiciel de gestion et de facturation Freebe va vous être d’une grande aide, grâce à une fonction que j’affectionne particulièrement : la création et l’envoi automatiques de factures à vos clients.

automatiser son business avec la facturation automatique de freebe
Édition et envoi automatiques de factures dans Freebe

En effet, une fois que vous avez créé votre première facture pour votre client, vous pouvez mettre en place une facturation récurrente en choisissant : 

  • la date de début
  • la fréquence
  • le nombre de récurrences
  • de créer uniquement la facture 
  • de créer et d’envoyer la facture automatiquement à votre client

Bref, un gain de temps énorme qui vous évite tout le processus d’édition et d’envoi par mail de vos documents administratifs.

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Des templates de réponses 

Vous avez l’impression d’envoyer régulièrement les mêmes messages, que ce soit par mail ou sur les réseaux sociaux ?

Automatisez vos réponses grâce à des templates prêts à l’emploi ! 

Quelques exemples de modèles de réponses :

  • question fréquente
  • envoi d’un devis
  • rappel de paiement
  • livraison d’une prestation
  • demande de témoignage
  • etc.

Je viens de vous délivrer un certain nombre d’automatisations qui peuvent être très simplement mises en place dans votre entreprise.

À vous maintenant de choisir les plus pertinentes pour vous ! 

N’oubliez pas : automatiser votre business, c’est rester focus sur l’essentiel pour vous et déléguer à des outils ce qui est moins important et / ou qui ne nécessite pas votre intervention.

Quelles automatisations avez-vous déjà instaurées dans votre entreprise ? Dites-moi en commentaires !

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1 commentaire

  1. Hello Charlotte ! C’est une super idée d’article, et un concentré de bonnes astuces.

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